Gdy firma lub urząd zdecyduje się na zatrudnienie nowego pracownika lub przyjęcie praktykanta albo stażysty, powinna pamiętać o nadaniu mu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Jednak upoważnienie to nie wszystko, taką osobę trzeba też odpowiednio przeszkolić z zasad i przepisów o ochronie danych osobowych.