W każdym podmiocie może zdarzyć się tak, że osoby nieuprawnione, np. personel sprzątający, będą miały dostęp do danych osobowych. Nie oznacza to jednak, że należy nadawać im upoważnienia do przetwarzania danych. Trzeba tak zorganizować system zabezpieczeń, by takiego dostępu nie miały. Dodatkowo warto zapoznać personel sprzątający z zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi w podmiocie.