Każdy administrator danych osobowych musi prowadzić dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych w jego instytucji. Jej konstrukcja zależy od indywidualnej organizacji danego podmiotu. Są jednak dokumenty, których treść bezpośrednio lub pośrednio wynika z przepisów, np. ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.