W celu ustalenia wysokości i przyznania świadczeń z ZFŚS pracodawca może żądać od beneficjenta przekazania jego danych osobowych w formie oświadczenia. Zaś dopiero wtedy, gdy konieczne jest potwierdzenie danych osobowych beneficjenta, wolno zażądać przedstawienie przez niego innych dokumentów np. zaświadczeń z banku czy zeznań PIT.